Как построить эффективный тендерный отдел в компании?

Сейчас рынок госзаказа максимально стабилен и привлекателен для предпринимателей. В 2023 году на сайте единой информационной системы опубликовано более двух миллионов закупок на сумму 10 триллионов рублей. Всё больше компаний участвуют в госзакупках, это гарантирует стабильный доход. Но победы невозможна без команды профессионалов. Как создать тендерный отдел, который поможет вашему бизнесу быстро и без потерь начать участвовать в госзакупках, — рассказывает эксперт группы АКТИОН: (сервис Актион Госзакупки).

фото: Как построить эффективный тендерный отдел в компании?

На фото: скриншот сайта группы АКТИОН (сервис Актион госзакупки)

Тендерных специалистов в отдел нужно выбирать с особым вниманием к квалификации, опыту и осознанию ответственности. Это одна из ключевых позиций в компании. От их работы зависит вероятность заключения государственных контрактов, которые могут стать крупным источником прибыли. Но госзаказ не терпит ошибок: цифровизация сделала участие в тендерах прозрачным. Просчет на любом этапе невозможно скрыть, переиграть или исправить. Он может грозить компании серьезными убытками. Начиная от упущенной выгоды, когда заявку отклонят из-за ошибки и заканчивая включением в реестр недобросовестных поставщиков. В черном списке окажется не только сама компания, но и руководители с учредителями. А РНП как черная метка – даже кредит вам не дадут и отодвинут от госзакупок на два года.

Как построить тендерный отдел

Перед началом поиска сотрудников определитесь, какая организация работы между сотрудниками внутри отдела подходит вашей компании. Есть два варианта иерархии в тендерных отделах. Первый вариант: полностью взаимозаменяемые сотрудники. Идеальный вариант, если у руководителя компании или начальника отдела продаж уже есть представление о госзаказе, и он готов курировать это направление. Вы не будете беспокоиться, что этот участок работы неожиданно останется неприкрытым из-за увольнения сотрудника или его болезни. Второй вариант: руководитель отдела и подчиненные. Этот вариант подойдёт тем, кто хочет выйти на рынок госзаказа «с нуля». Опытный руководитель тендерного отдела сможет самостоятельно разработать стратегию и план работы с госзакупками, подобрать в подчинение сотрудников.

Определите, должен ли тендерный отдел взять на себя полный цикл участия в госзакупках или отдадите им только юридически-организационную часть. После этого составьте резюме на основании сформировавшихся потребностей и приступайте к поиску сотрудников.

Какие должностные обязанности должны быть у тендерного специалиста

В обязанности тендерного специалиста входит работа с госзаказом на всех этапах: от поиска подходящей закупки до оформления закрывающих документов в единой информационной системе – так называемая приемка. Круг обязанностей может варьироваться в зависимости от специфики деятельности фирмы. Стандартный минимальный список обязанностей смотрите на схеме.

Если ваша фирма реализует товары, на которые есть чёткий прайс, известны характеристики и выстроены логистические цепочки, максимально эффективным будет специалист полного цикла. Он сможет подобрать товар по запросу технического задания, просчитать ценовую политику, организовать доставку и оформить закрывающие документы. Но если у компании есть собственное производство или она занимается строительством, подойдёт специалист, который возьмет на себя организационную и юридическую часть работы с госзаказом. Расчеты, техническую часть, исполнение контрактов и закрывающие документы в этом случае стоит оставить узким специалистам: технологам, сметчикам, строителям, логистам, бухгалтерии. С ними в связке будет работать тендерный менеджер.

На что обратить внимание при поиске сотрудников тендерного отдела. Плюсы и минусы кандидатов

Знание закупочного законодательства и умение применять его на практике – основной навык сотрудника. Но он должен так же уметь работать с договорами, знать основы бухучета и иметь навыки деловой переписки. Обращайте внимание на должностные обязанности на предыдущих местах работы. Сфера деятельности компании, в которой раньше работал кандидат, не так важна. Хороший специалист сможет быстро освоить вашу специфику и изучить отраслевые НПА. Идеально, если специалист работал до этого у заказчика. Он знает всю «кухню госзаказа» изнутри, понимает, что требуется для успешного участия: на что обратить внимание в извещении, как сформировать заявку и почему предъявляются конкретные требования.

Аккуратность, ответственность, умение распределять силы и навык соблюдать дедлайны на этой должности – не просто стандартные слова из резюме. От этих качеств зависит результат работы всей компании при участии в госзакупках. Система подачи заявок и подписания контракта не прощает ошибок – исправить их невозможно технически. Опоздание даже на секунду при подписании контракта может привести к потере обеспечения заявки и включению в РНП на два года. В таблице указали основные плюсы и минусы кандидатов, на которые следует обратить внимание на собеседовании.

Плюсы и минусы кандидатов

Плюсы: Высшее экономическое или юридическое образование, Переквалификация по госзакупкам, Постоянное обучение и чтение профессиональных журналов, Общение и обмен опытом в профессиональном госзакупочном сообществе, Умение самостоятельно распределять важность задач и следить за дедлайнами, Предельная аккуратность и внимание к деталям, Опыт работы с необходимым набором функционала или у государственного заказчика.

Минусы: Образование, которое не дает навыков работы с документами и цифрами, например, творческие профессии, Отсутствие профессиональной переподготовки, Отсутствие знаний о последних изменениях в законодательстве, Незаинтересованность в общении с коллегами, Ожидание постановки задач от руководителя, неумение самостоятельно выстроить рабочий процесс, Непунктуальность, невнимательность, Опыт работы с очень узким функционалом, например, только поиск закупок или только оформление независимых гарантий.

Высшее экономическое или юридическое образование – основа для специалиста по тендерам. Дополнительно необходимо пройти профпереподготовку или повышение квалификации. Ищите специалистов, которые пользуются программами непрерывного обучения и читают профессиональные периодические издания. Госзаказ требует постоянного мониторинга изменений законодательства. Нужно оперативно перестраивать работу в зависимости от новых требований. Законодательство меняется не раз в полгода, как раньше, а каждый месяц. Знания и навыки быстро устаревают.

Как выстроить систему мотивации персонала. Плюсы и минусы разных способов

Система оплаты труда тендерного специалиста может быть двух видов: только фиксированный оклад или небольшая окладная часть плюс процент от заключенных контрактов. Выбирайте систему в зависимости от должностных обязанностей.

Первый вариант подойдёт узким специалистам, которые берут на себя организацию участия в торгах, но напрямую не влияют на ценовую политику. Их основная задача и критерий эффективности работы – допуск заявки для участия в торгах. Многие допущенные заявки в итоге проигрывают из-за падения цены в ходе торгов. Но это не их зона ответственности, и выигрыш в торгах не может быть мотивацией для такого вида сотрудников. Премируйте узкого специалиста если за квартал/ полугодие/ год не было ни одного отклонения заявок или опоздания в подаче и подписании документов.

И наоборот для специалиста полного цикла основная задача – получить оплату по контракту и закрыть его. Он отвечает за этот результат и может премироваться за хорошо проделанную работу. Отметьте самый качественный контракт. Оцените его по минимальному снижению на торгах, размеру прибыли, своевременному подписанию документов и поставке точно в срок без неустойки.

Дополнительная система мотивации для сотрудника, которая принесет отличные результаты для работы самой компании – оплата его непрерывного обучения. Вы сэкономите рабочее время, нервы и деньги. Постоянный мониторинг новостей госзакупок и самостоятельные попытки разобраться в очередных нововведениях приведут к ошибкам в работе и потере важной информации. Специальные обучающие платформы и профессиональные журналы позволят обладать актуальными знаниями в доступном формате. Например, в профессиональном журнале «Госзакупки.ру» тендерный специалист найдет актуальные новости, статьи про изменения в закупках и советы практиков, чтобы сразу применять в работе.

Какой он – идеальный тендерный отдел

Идеальный тендерный отдел – это группа сотрудников, которые умеют принимать решения и брать на себя ответственность. Именно эти два ключевых качества зачастую приводят к победе. Каждый тендерный менеджер – мультиспециалист. Он разбирается не только в законодательстве госзакупок, но и в смежных областях: в бухучете, юриспруденции, умеет делать расчеты и имеет навыки делового общения и ведения переговоров. Знает Налоговый, Бюджетный, Гражданский и даже Уголовный кодексы. Имеет базовое высшее образование, постоянно учится и повышает свою квалификацию, следит за новостями в закупках. Аккуратность, пунктуальность, мультизадачность – его коронные качества.

Помните, что тендерный специалист в компании в единственном лице – это большой риск. К сожалению, сотрудник может заболеть, может случиться ЧП. У него должна быть возможность уйти в отпуск. А участие в госзакупках – непрерывный процесс, требующий выполнения задач четко в срок. В компании должен быть кто-то, кто сможет оперативно перехватить, подменить, перекрыть по срочным задачам. Поэтому создание тендерного отдела из взаимозаменяемых сотрудников – идеальное решение.

Хотите узнать больше о закупках? Посетите сайт: https://www.pro-goszakaz.ru/

Прочтите также: